Kostenlose Excel-Vorlage für Ihre Nebenkostenabrechnung
Eine saubere, sofort nutzbare Vorlage für private Vermieter: Kostenarten nach Betriebskostenverordnung, hinterlegte Umlageschlüssel und automatische Verrechnung der Vorauszahlungen. Sie erhalten die Vorlage direkt nach der Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse – kostenlos.
- Excel-Datei, sofort einsetzbar – kein Makro, keine Installation
- Kostenarten-Checkliste: umlagefähig vs. nicht umlagefähig (nach BetrKV)
- Umlage nach Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch mit hinterlegten Formeln
- Verrechnung der Vorauszahlungen mit ausgewiesenem Endbetrag
Vorlage kostenlos erhalten
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Das steckt in der Vorlage
Abrechnungs-Tabelle mit allen Pflichtangaben
Objekt, Abrechnungszeitraum, Mieter, Gesamtkosten, Mieteranteil, Vorauszahlungen, Ergebnis (Nachzahlung/Guthaben).
Kostenarten vorstrukturiert
Orientiert an § 2 der Betriebskostenverordnung – von Grundsteuer bis Hauswart, inklusive Checkliste, was typischerweise nicht umlagefähig ist.
Umlageschlüssel mit Formeln
Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheiten oder Verbrauch – der Anteil des Mieters wird automatisch berechnet.
Verrechnung der Vorauszahlungen
Mit ausgewiesenem Endbetrag: Nachzahlung oder Guthaben auf einen Blick.
Ehrliche Antwort: Wann reicht die Vorlage – und wann nicht?
Für eine einzelne Wohnung mit wenigen Kostenarten ist die Excel-Vorlage ein guter Start. Sie hat aber eine Schwäche: Excel prüft nichts. Ob ein Umlageschlüssel zum Mietvertrag passt, ob eine Kostenart überhaupt umlagefähig ist oder ob die Abrechnung alle formalen Mindestangaben des § 556 BGB enthält – das bleibt Ihre Verantwortung. Genau an diesen Punkten entstehen die meisten Widersprüche.
| Excel-Vorlage (kostenlos) | Nebenkostenmanager (ab 9,90 €) | |
|---|---|---|
| Kostenarten nach BetrKV | ✓ als Liste | ✓ geführt, mit Hinweisen je Kostenart |
| Umlage berechnen | ✓ per Formel | ✓ automatisch, mehrere Schlüssel je Kostenart |
| Warnung bei nicht umlagefähigen Kosten | — | ✓ |
| Aufbau nach den formalen Vorgaben des § 556 BGB | selbst sicherzustellen | ✓ fest im PDF-Schema verankert |
| Rechen-/Formelfehler ausgeschlossen | — (Zellen änderbar) | ✓ Berechnung im System |
| Fertiges, professionelles PDF für den Mieter | — (Eigenbau) | ✓ |
| Mehrere Wohnungen / Folgejahre | jedes Jahr neu kopieren | ✓ Objekte gespeichert, Übernahme ins Folgejahr |
| Kosten | 0 € | ab 9,90 € einmalig, kein Abo |
Oder Sie überspringen Excel ganz.
Mit dem Nebenkostenmanager geben Sie Ihre Kosten einmal ein – das Tool wählt mit Ihnen die passenden Umlageschlüssel, weist auf nicht umlagefähige Posten hin und erstellt eine fertige PDF-Abrechnung, aufgebaut nach den formalen Vorgaben des § 556 BGB. Keine Formeln, keine verrutschten Zellen, kein Bastel-PDF.
Ab 9,90 € pro Abrechnung · 2 für 18,80 € · 5 für 39,90 € · Einmalkauf, kein Abo
Abrechnung mit dem Tool erstellenRegistrierung kostenlos – Sie zahlen erst beim Erstellen der Abrechnung.
Häufige Fragen zur Excel-Vorlage
Ist die Excel-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Sie geben Ihre E-Mail-Adresse an und erhalten die Vorlage direkt zum Download. Es entstehen keine Kosten, und Sie können sich von unseren Tipps jederzeit wieder abmelden.
Reicht eine Excel-Vorlage für eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung?
Grundsätzlich ja – das Gesetz schreibt kein bestimmtes Programm vor, sondern Inhalte: Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Mieteranteil und Verrechnung der Vorauszahlungen müssen nachvollziehbar dargestellt sein. In der Praxis entstehen Fehler aber selten durch das Format, sondern durch Inhalt und Form: falsche Umlageschlüssel, nicht umlagefähige Kosten, fehlende Angaben. Eine Vorlage rechnet – sie prüft nicht.
Welche Frist gilt für die Abrechnung?
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach können Sie Nachforderungen in der Regel nicht mehr durchsetzen. Planen Sie Puffer für den Postweg ein.
Welche Kosten darf ich überhaupt umlegen?
Nur die im Mietvertrag vereinbarten Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV) – z. B. Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Versicherungen, Hausmeister. Verwaltung, Instandhaltung und Reparaturen sind nicht umlagefähig. Die Vorlage enthält dazu eine Checkliste; im Nebenkostenmanager ist die Unterscheidung direkt in die Kostenerfassung eingebaut.
Was unterscheidet den Nebenkostenmanager von der Vorlage?
Die Vorlage ist eine Rechenhilfe. Das Tool ist ein geführter Prozess: Es strukturiert die Abrechnung nach den formalen Vorgaben des § 556 BGB, weist auf typische Fehlerquellen hin und erzeugt eine fertige PDF für Ihren Mieter. Eine Abrechnung kostet einmalig 9,90 € – ohne Abo.