Guide · § 556 BGB
Nachzahlung oder Guthaben: Was Sie mit dem Ergebnis tun müssen
Das Wichtigste in Kürze: Am Ende jeder Nebenkostenabrechnung steht ein Saldo: Waren die Vorauszahlungen zu niedrig, ergibt sich eine Nachzahlung zu Ihren Gunsten; waren sie zu hoch, ein Guthaben für den Mieter. Ein Guthaben müssen Sie dem Mieter erstatten; eine Nachzahlung dürfen Sie fordern – aber nur, wenn die Abrechnung fristgerecht und formell korrekt ist. Üblich ist eine Zahlungsfrist von etwa 30 Tagen nach Zugang.
Der Saldo ist das, worauf Ihr Mieter zuerst schaut. Dieser Artikel erklärt, wie er entsteht und welche Pflichten daran hängen.
Wie entsteht das Ergebnis der Abrechnung?
Kurz gesagt: Sie ziehen die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen von seinem Anteil an den Gesamtkosten ab. Ist der Anteil höher, entsteht eine Nachzahlung; ist er niedriger, ein Guthaben.
Ein positiver Saldo (Anteil > Vorauszahlungen) ist eine Nachzahlung. Ein negativer Saldo (Vorauszahlungen > Anteil) ist ein Guthaben des Mieters. Genau diese Verrechnung der Vorauszahlungen gehört zu den formellen Pflichtangaben einer Abrechnung nach § 556 BGB.
Wann muss der Mieter eine Nachzahlung leisten?
Kurz gesagt: Sobald ihm eine formell ordnungsgemäße Abrechnung fristgerecht zugegangen ist. Für die Zahlung wird ihm üblicherweise eine angemessene Frist von rund 30 Tagen eingeräumt.
Voraussetzung für Ihren Nachforderungsanspruch ist, dass die Abrechnung innerhalb der 12-Monats-Frist (§ 556 Abs. 3 BGB) zugegangen ist – dazu der Artikel Nebenkostenabrechnung zu spät. Ist die Frist versäumt, entfällt die Nachforderung in der Regel. Ist alles fristgerecht, wird die Nachzahlung mit Zugang der Abrechnung fällig; eine kurze Zahlungsfrist ist üblich und fair.
Muss ich ein Guthaben immer auszahlen?
Kurz gesagt: Ja. Ein Guthaben steht dem Mieter zu und ist zu erstatten – und zwar auch dann, wenn Sie die Abrechnungsfrist versäumt haben.
Das Guthaben ist die Kehrseite der Frist: Während Ihre Nachforderung bei Verspätung entfällt, bleibt Ihre Erstattungspflicht bestehen. Sie können das Guthaben überweisen oder – bei laufendem Mietverhältnis – mit der nächsten Miete oder künftigen Vorauszahlungen verrechnen, sofern nichts dagegenspricht.
| Nachzahlung (Sie fordern) | Guthaben (Mieter bekommt) | |
|---|---|---|
| Frist eingehalten | fällig mit Zugang, ~30 Tage Zahlungsziel | auszahlen oder verrechnen |
| Frist versäumt | in der Regel ausgeschlossen | trotzdem auszahlen |
| Verrechnung möglich? | mit Guthaben aus Vorjahr denkbar | mit künftiger Miete/Vorauszahlung möglich |
Sollte ich nach der Abrechnung die Vorauszahlungen anpassen?
Kurz gesagt: Häufig ja. Eine deutliche Nachzahlung oder ein großes Guthaben ist ein Signal, die monatlichen Vorauszahlungen anzupassen (§ 560 Abs. 4 BGB).
Wiederholt hohe Nachzahlungen belasten das Verhältnis zum Mieter und Ihr eigenes Liquiditätsrisiko. Nach einer Abrechnung dürfen beide Seiten die Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen. Wie das formal geht, erklärt der Artikel Nebenkosten-Vorauszahlungen anpassen (§ 560 BGB).
Tipp aus der Praxis: Der Nebenkostenmanager verrechnet die Vorauszahlungen automatisch und weist Nachzahlung oder Guthaben klar in der fertigen PDF-Abrechnung aus – so sieht Ihr Mieter auf einen Blick, wie der Betrag zustande kommt.