Guide · § 2 BetrKV
Diese Kosten dürfen Sie NICHT umlegen — die BetrKV-Negativliste
Das Wichtigste in Kürze: Umlagefähig sind nur die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannten Kostenarten – und auch nur, wenn die Umlage im Mietvertrag vereinbart wurde. Verwaltungskosten, Instandhaltung, Reparaturen, Rücklagen und Ihre eigenen Kreditzinsen gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung. Wer sie trotzdem umlegt, riskiert den Widerspruch des Mieters – und den Verlust der gesamten Nachforderung.
Die häufigste Ursache für einen erfolgreichen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung ist nicht ein Rechenfehler, sondern eine Position, die dort schlicht nicht hineingehört. Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Kosten Sie als Vermieter definitiv nicht auf Ihre Mieter umlegen dürfen.
Was heißt „umlagefähig" überhaupt?
Kurz gesagt: Umlagefähig sind laufende Betriebskosten, die durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes regelmäßig entstehen – abschließend aufgelistet in § 2 BetrKV. Alles, was dort nicht steht, ist grundsätzlich nicht umlagefähig.
Die Betriebskostenverordnung unterscheidet damit klar zwischen zwei Kostentypen: Betriebskosten (laufend, gebrauchsbedingt, umlagefähig) und Kosten der Bewirtschaftung und Erhaltung (die Ihre Sache als Eigentümer bleiben). Zusätzlich gilt: Selbst eine grundsätzlich umlagefähige Kostenart dürfen Sie nur dann abrechnen, wenn sie im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart wurde. Ohne diese Vereinbarung tragen Sie die Kosten selbst.
Dieser Artikel konzentriert sich bewusst auf die Negativseite – die Posten, die nicht in die Abrechnung gehören. Die vollständige Positivliste der umlagefähigen Kostenarten finden Sie im Ratgeber Umlagefähige Betriebskosten (§ 2 BetrKV).
Welche Kosten darf ich NICHT umlegen?
Kurz gesagt: Nicht umlagefähig sind vor allem Verwaltungskosten, Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Rücklagen, Kreditzinsen und einmalige Anschaffungen. Die folgende Liste fasst die typischen Streitpunkte zusammen.
| Nicht umlagefähig | Warum | Typisches Beispiel |
|---|---|---|
| Verwaltungskosten | keine laufende Betriebskostenart nach § 2 BetrKV | Hausverwaltung, Ihr Zeitaufwand, Kontoführung, Porto |
| Instandhaltung & Instandsetzung | Erhaltung der Bausubstanz ist Vermietersache | Reparatur der Heizung, Dachreparatur, Austausch defekter Fenster |
| Reparaturkosten allgemein | Behebung von Schäden ≠ laufender Betrieb | Handwerkerrechnung nach Rohrbruch |
| Instandhaltungsrücklage | Rücklage für künftige Reparaturen, kein laufender Verbrauch | monatliche Zuführung bei Eigentumswohnungen |
| Bank- und Kreditzinsen | Finanzierung des Objekts ist Vermietersache | Zinsen für Ihr Immobiliendarlehen |
| Leerstandskosten | anteilige Kosten leerer Wohnungen bleiben beim Vermieter | siehe Ratgeber „Leerstand: Wer trägt die Nebenkosten?" |
| Einmalige Anschaffungen | keine laufenden Kosten | Kauf eines neuen Rasenmähers, Neuanpflanzung |
| Wartungsverträge ohne Betriebsbezug | soweit sie Reparaturanteile enthalten | reiner Reparatur-Anteil eines Vollwartungsvertrags |
Der Klassiker: Verwaltungskosten
Verwaltungskosten sind der häufigste Fehler. Dazu zählen die Vergütung einer Hausverwaltung, Ihre eigenen Kosten für Buchführung und Korrespondenz, Kontoführungsgebühren und Porto. Diese Positionen sind in § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich von den umlagefähigen Betriebskosten ausgenommen. Auch wenn im Mietvertrag pauschal „Verwaltungskosten" stünde – als Betriebskosten sind sie nicht umlagefähig.
Reparatur vs. Wartung – die feine Linie
Vorsicht bei Wartungsverträgen: Die Wartung einer Anlage (z. B. jährliche Heizungswartung) ist umlagefähig. Die Reparatur derselben Anlage ist es nicht. Enthält ein Vollwartungsvertrag beide Anteile, müssen Sie den Reparaturanteil herausrechnen, bevor Sie umlegen.
Was ist mit „sonstigen Betriebskosten"?
Kurz gesagt: § 2 Nr. 17 BetrKV erlaubt „sonstige Betriebskosten" – aber nur, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt wurden und tatsächlich laufende Betriebskosten sind.
Ein pauschaler Verweis auf „sonstige Betriebskosten" im Mietvertrag reicht nicht. Wollen Sie etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern oder eine Dachrinnenreinigung umlegen, muss diese Position im Vertrag ausdrücklich als sonstige Betriebskosten aufgeführt sein. Fehlt die konkrete Benennung, ist die Umlage angreifbar.
Tipp aus der Praxis: Der Nebenkostenmanager führt Sie beim Erfassen entlang der Kostenarten der BetrKV und weist auf typische Nicht-umlagefähig-Fallen hin – so landen Verwaltung, Reparaturen oder Rücklagen gar nicht erst in der Abrechnung.