Guide · § 556 Abs. 3 BGB
Nebenkostenabrechnung zu spät: Was die 12-Monats-Frist bedeutet
Das Wichtigste in Kürze: Sie müssen Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Verpassen Sie diese Frist, können Sie eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen. Ein Guthaben müssen Sie dem Mieter dagegen weiterhin auszahlen. Es zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Absendedatum.
Die 12-Monats-Frist ist die härteste Deadline im Nebenkostenrecht – und die, deren Versäumnis Sie bares Geld kostet. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Konsequenz einer verpassten Frist. Wie alle Fristen der Nebenkostenabrechnung im Überblick zusammenspielen, lesen Sie im Ratgeber Fristen bei der Nebenkostenabrechnung; Ihren konkreten Stichtag ermittelt der Fristen-Rechner.
Wie läuft die Frist – kurz zur Einordnung
Kurz gesagt: Zwölf Monate ab dem Ende des Abrechnungszeitraums. Für ein Kalenderjahr läuft die Frist bis zum 31. Dezember des Folgejahres – maßgeblich ist der Zugang beim Mieter.
Rechenbeispiel:
Abrechnungszeitraum: 01.01.–31.12.2025
Frist endet: 31.12.2026
→ Die Abrechnung muss dem Mieter bis dahin zugegangen sein. So weit die Regel – ab hier geht es um das, was bei Versäumnis passiert.
Was bedeutet „zugegangen"?
Kurz gesagt: Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum, an dem Sie die Abrechnung erstellen oder absenden. Die Abrechnung muss innerhalb der Frist tatsächlich in den Machtbereich des Mieters gelangen.
Das ist ein häufig unterschätzter Punkt. Wenn Sie die Abrechnung am 30. Dezember zur Post geben, sie aber erst am 2. Januar im Briefkasten des Mieters liegt, ist die Frist versäumt. Planen Sie deshalb Puffer für den Postweg ein – idealerweise mehrere Tage. Bei Streit über den Zugang trägt der Vermieter die Beweislast.
Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Kurz gesagt: Sie verlieren Ihren Anspruch auf eine Nachzahlung (Ausschluss nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben zugunsten des Mieters müssen Sie aber trotzdem auszahlen.
| Ergebnis der Abrechnung | Frist eingehalten | Frist versäumt |
|---|---|---|
| Nachzahlung (Mieter schuldet) | Sie dürfen die Nachzahlung fordern | Nachforderung in der Regel ausgeschlossen |
| Guthaben (Mieter bekommt Geld) | Sie zahlen das Guthaben aus | Sie zahlen das Guthaben trotzdem aus |
Die Frist wirkt also nur zu Ihren Lasten – ein starkes Argument, rechtzeitig abzurechnen.
Die eine Ausnahme
Kurz gesagt: Sie dürfen die Nachforderung ausnahmsweise noch geltend machen, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).
Diese Ausnahme ist eng. Ein Beispiel: Die Kommune stellt den Grundsteuerbescheid erst nach Fristablauf zu, sodass Ihnen die Gesamtkosten vorher gar nicht bekannt sein konnten. Dann können Sie nachträglich abrechnen. Auf Zeitmangel oder Vergessen können Sie sich dagegen nicht berufen.
Tipp aus der Praxis: Wer die Abrechnung nicht bis kurz vor Fristablauf aufschiebt, gerät gar nicht erst in diese Lage. Mit dem Nebenkostenmanager erstellen Sie die fertige PDF-Abrechnung in wenigen Minuten – und legen das Objekt einmal an, sodass die Folgejahre noch schneller gehen.
Was ist mit der Einwendungsfrist des Mieters?
Kurz gesagt: Umgekehrt hat auch Ihr Mieter zwölf Monate Zeit – ab Zugang der Abrechnung – um Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB).
Nach Ablauf dieser Mieter-Frist sind spätere Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verzögerung nicht zu vertreten. Für Sie heißt das: Eine formell saubere Abrechnung, gegen die innerhalb eines Jahres kein Widerspruch kommt, steht danach fest.